Suurtapahtumien linjaorganisaatioissa on usein törmätty osa-alueiden välisen yhteistyön ja sisäisen viestinnän kipukohtiin. Voisiko toisenlainen organisaatiomalli suurtapahtumia järjestettäessä ratkaista sisäisen viestinnän haasteita, pohtii Riippumaton toimittaja Huugo Wahalahti kolumnissaan.
Huugo Wahalahti
|
| Kuva: Liisi Lauttia
Partioliike etenkin meillä Suomessa on yhteisö, joka toimii pitkälti tavoitteellisesti yhteisten arvojen ja tavoitteiden varassa. Liikkeen toiminta perustuu vapaaehtoisuuteen, yhdessä tekemiseen ja luottamukseen. Kuitenkin yllättävän usein törmäämme ongelmiin, jotka voitaisiin vältää paremmalla sisäisellä viestinnällä. Miksi partiossa – jokaisella organisaation tasolla – sisäinen viestintä pettää? Ja ennen kaikkea: Mitä voisimme tehdä tilanteen parantamiseksi?
Viimeisten kahden vuoden aikana olen toiminut pesteissä, joissa vastaan tiedon välittämisestä suoraan osallistujille ja tekijöille. Suurtapahtumilla on nykypäivänä massiiviset viestintä- ja markkinointikoneistot, joiden pestatuista kuitenkin vain murto-osa tekee osallistuja- ja tekijäviestintää. Organisaatioistamme löytyy sisällöntuottajaa sun toista, jotka lopulta keskittyvät pääosin markkinointiin.
Suurleireillä on useimmiten käytössä linjamainen organisaatiorakenne. Se on tehokas malli kun halutaan korostaa johtajien välistä yhteistyötä. Tällainen organisaatiomalli toimii klassisesti hyvin tapahtumien suunnittelu- ja valmisteluvaiheissa, koska jokainen osa-alue tekee käytännössä omia juttujaan. Niin partiossa kuin sen ulkopuolellakin linjaorganisaatioissa on selvät valta- ja vastuusuhteet, ja motivaattorina työelämän puolella tällaisessa organisaatiossa toimii rangaistusten välttäminen ja valvonnan piirissä suoriutuminen. Linjaorganisaation motivaatiomalli on siis osaltaan haasteellinen partiossa.
Tapahtumien ollessa käynnissä linjaorganisaatiomallin muutkin ongelmakohdat nousevat esille. Jo valmiiksi suunnitteluvaiheissa haasteita aiheuttava osa-alueiden välisen tekijätason yhteistyön hankaluus korostuu tapahtumien alettua. Nämä ongelmat ovat tuttuja jo esimerkiksi viimevuoden Explolta, ja ajankohtaisempana kompastuksena PäPa:n piirileiri Kimaralta. Parhaimmillaan tiedon saaminen operaatiokeskukselta leirisovellukseen kesti yli neljäkymmentä minuuttia, koska tieto kulki linjaorganisaation läpi epäkäytännöllisesti tekijältä johtoportaalle ja sieltä toisen alueen tekijälle.
Keskustelin Kimaralla näistä kompastuskohdista hyvän ystäväni kanssa, joka nosti esille matriisiorganisaatioiden hyödyntämisen partiossa. Kyseisessä organisaatiorakenteessa tekijätason yhteistyö osa-alueiden välillä korostuu, kun jokaisella osa-alueella on oma johtoportaansa, mutta tekijät voivat toimia kahden osa-alueen välillä. Mallissa tekijällä voi olla useampi johtaja useammalta osa-alueelta. Matriisiorganisaatio voidaan rakentaa kahdella tavalla: Heikossa matriisissa korostuu linjan päävastuu, kun taas vahvassa matriisissa toiminnolla on päävastuu.
Malliesimerkki matriisirakenteen pienimuotoisesta kokeilusta löytyy Lounais-Suomen Partiopiirin samoaja-vaeltajaleiri HuHu24:n leiriorganisaatiosta. HuHulla toimin osallistujaviestintämestarina, joka pestinä sijoittui virallisesti kahden osa-alueen väliin; Olin pestiparini kanssa niin viestinnän ja markkinoinnin kuin myös osallistujapalveluiden johtajien alaisuudessa. Tällaisella järjestelyllä pystyttiin taata ketterä tiedonkulku, viestintämateriaalien tuottaminen ja osallistujaviestinnän kokonaiskuva. Harmillisesti leirinaikaista toteutusta tästä en päässyt henkilökohtaisesti kokemaan, mutta luottamus mallin toimimiseen ainakin osallistujapalveluiden ja viestinnän osalta oli vahva.
Leiriorganisaatiot pistetään liian usein uusiksi tapahtuman jo alettua. Meidän täytyy oppia menneistä kompastuksista ja höylätä tapahtumien organisaatiot kuntoon tapahtumien alkua varten.
Jaa artikkeli somessa:
Seuraa ja lue artikkeliin liittyviä aiheita: Tapahtumat
Vastaa